Elektronik Belge Yönetim Sistemi EBYS Nedir?

Her türlü veriyi bir nevi arşiv olarak tutmak artık Elektronik Belge Yönetim Sistemi EBYS ile sağlanıyor. Birçok kurumun sahip olduğu sistemin detayları merak ediliyor. Peki, EBYS ne demek, nasıl kullanılır, ne işe yarar, EBYS şifresi nereden alınır?

27.12.2021-12:35 - (Son Güncelleme: 04.02.2022-12:25) Elektronik Belge Yönetim Sistemi EBYS Nedir?

Kurumların dokümantasyonlarını belli bir düzen içerisinde tutan ve belli kullanıcılara erişim veren kurumun başlangıcından sonuna dek verilerin yönetimini sağlayan sistem EBYS yeni kurumlar ve kullanıcılar tarafından oldukça popüler olmuş durumda. İşte sistemin detayları…

SİSTEMİN AMACI

Tüm yazışmaların ve veri gönderimlerinin bilgisayar ortamında yapılmasıyla amaçlanan;

- Kurumlar arası ya da kurum ve birey arasındaki yazışmaların standartlaşması,

- Tüm yazışmaların sevk, paraf, onay süreçlerinin olabildiğince kısaltılması,

- Ekstra iş, zaman ve kırtasiye malzemelerinden tasarruf sağlanması,

- Belgelerin üretim, kayıt, erişim ve muhafaza işlemlerini belli bir plan dâhilinde yürüterek, kayıtlı bilgilerin olabildiğince etkili bir biçimde işleme konmasının sağlanması,

- Belge üretimi, dosyalaması, dağıtımı ve saklanması işlemlerini belli bir plan içerisinde sürdürerek, kurumlarda belgesel işlemlerin maliyetini ve dolayısıyla işletme maliyetinin azaltılması,

- Fiziksel depolamanın elektronik depolamaya oranla güvenlik riski daha yüksektir. Yangın, su taşkını, nem, ısı, hırsızlık ve yetkisiz müdahale gibi kalıcı ya da geçici risk faktörlerine karşı geniş geleneksel depolama alanlarını koruma, elektronik depolamaya oranla daha güçtür. Bu nedenle geliştirilecek sistem geleneksel doküman sistemlerine göre daha güvenli bir ortam sağlanması,

- Yazışmaların doğru bir şekilde arşivlenmesidir.


SİSTEM ÜZERİNDE NELER YAPILABİLİR

- Tanımlı iş akışı yolları ile belgeleri zamanında doğru kişiye ve en kısa yoldan ulaştırabilir.

- Birimlerde 7 / 24 evrak alıp gönderebilir.

- Belgelerin dolaşımı esnasında durumları takip edilebilir.

- Belgeler hızlı bir biçimde dosyalanarak arşivlenebilir.

- Belgelere tek tıkla ulaşılabilir.

- Aynı belgeye birden fazla kişi erişim sağlayabilir ve yetkisine göre düzenleme yapabilir.

- Belgelerin birden fazla noktaya aynı anda tek tuşla dağıtımı yapılabilir.

- İlerleyen dönemlerde dijital imzanın hayata geçirilmesi ile yazışma ve belge paylaşımının bilgisayar ortamında resmi olarak yapılabilmesi ve kağıtsız ofise geçiş sağlanabilir. Dijital imza ile birlikte sadece kurum içi değil kurumlar arası yazışmaların bilgisayar ortamında yapılabilmesi sağlanır.

- Özellikle doküman üretiminin yoğun olduğu kurumlarda, genellikle fiziksel belgeler için ayrılan arşiv alanı çok geniş bir yer kaplamaktadır. Personel ve depolama alanının maliyeti oldukça yüksektir. EBYS sisteminde fiziksel depolama alanına ihtiyaç olmayacaktır. Dolayısıyla söz konusu alanın yönetimi için çok sayıda personele ve koruma önlemlerine duyulan gereksinim de daha düşük düzeyde olacaktır.

DNC Medya
DNC Medya
bilgi@haber365.com.tr
YORUM YAZ..

BUNLAR DA İLGİNİZİ ÇEKEBİLİR

Modal